Как строить планы в неуправляемых обстоятельствах

Время – один из важнейших ресурсов человека, но нередко мы не вольны свободно распоряжаться им. Рабочий график многих людей зачастую совершенно ненормирован – чем выше ваша ответственность и шире круг обязанностей, тем больше незапланированных задач и критических ситуаций в вашем ведении может возникнуть, тем больше людей стремятся обратиться к вам с вопросами. В этих условиях оказываются практически бесполезны приёмы классического тайм-менеджмента с их чётким формулированием целей, планированием и эффективным распределением времени. Мало того: провальные попытки следовать чётким планам способны внушить нам ощущение собственной несостоятельности и неуспешности, ведь у других, кажется, получается всё контролировать, а у нас – снова форс-мажор!

Как же планировать свою деятельность и распределять время, если в жизни есть неуправляемые факторы?

– Оставляйте время на непредвиденные ситуации, которые непременно возникнут: не планируйте больше половины своего дня. Иначе внеплановая нагрузка просто добавится к плановой, лишая вас времени отдыха, а то и сна. Закладывайте время на возможный сбой и при длительном планировании, чтобы из-за одного неудачного дня не оказались сорванными какие-то важные долгосрочные планы.

– Используйте гибкий график. Когда это возможно, старайтесь не привязывать дела к конкретному времени, ведь любой тщательно продуманный план на день может развалить одна нештатная ситуация. Составьте список нужных дел и встраивайте их в своё расписание по мере возможности. Удастся ли вам выполнить за день одно большое дело или много маленьких – это всё равно будет движением в нужном направлении.

– Делайте те дела, к которым готовы. Практики тайм-менеджмента учат нас выполнять задачи в порядке их приоритетности, но самые важные дела часто требуют много времени, сил и высокой концентрации внимания. Если прямо сейчас обеспечить такую вовлечённость невозможно – лучше разгрести «текучку», а к важному делу приступить, когда вы сможете на нём сосредоточиться. Так и день не пропадёт впустую, и результат будет лучше.

– Заручитесь помощью. По необходимости делегируйте полномочия заместителям и помощникам, просите о помощи коллег, даже если считаете, что никто не справится с делом лучше вас. Главное, чтобы оно было сделано, а вы сохранили жизненные силы.

– По мере возможности выполняйте самые сложные или неприятные дела в первую очередь. Этот принцип в тайм-менеджменте называется «сначала съесть лягушку» – он рекомендует поскорее выполнить неприятное дело, чтобы не портить день его «предвкушением». К сожалению, нередко «самое неприятное дело» привязано к конкретному времени – скажем, вызов в налоговую. В этом случае не забудьте как-то вознаградить себя после подвига. Ожидание самовознаграждения – вашего любимого угощения или похода в кино – может сделать более сносным и ожидание неприятного дела. А если у вас всё же выдалось несколько часов, подвластных вашему контролю, лучше разберитесь сначала со сложными делами.

– Периодически просматривайте и оценивайте свои планы и цели. Это можно делать даже в начале каждого дня. Почаще задавайте себе вопросы: «действительно ли я этого хочу», «необходимо ли это», «важно ли сделать это прямо сейчас» и т.п. Помните, что наши приоритеты и ценности меняются с течением жизни, изменчива и ситуация в бизнесе. Не бойтесь отказаться от неактуальной цели или скорректировать ее, чтобы вложенные ресурсы стали базой для новых планов.

– Откажитесь от перфекционизма. Зачастую хорошо выполненного дела вполне достаточно, а идеал не нужен никому, кроме вас, и лишь тратит ваше время и силы.

– Учитесь говорить «нет». Распоряжайтесь своим временем мудро – не стоит соглашаться только из вежливости на то, что не принесёт вам ни пользы, ни радости. Не принимайте на себя объективно лишние обязательства, которые лишь льстят вашему эго.

– Работайте над многозадачностью. Конечно, некоторые дела требуют нашего полного внимания, но многие вполне возможно совмещать. Скажем, гарнитура позволяет совмещать рабочие звонки и прогулку или посещение парикмахера, а занимаясь неприятной рутиной, вроде мытья посуды, можно послушать интересный подкаст, и т.п.

– Пользуйтесь современными способами экономии времени: интернет-магазинами, доставкой продуктов и блюд, онлайн-консультациями различных специалистов.

– Старайтесь полноценно отдыхать – активно, расслабленно или творчески – на ваш выбор, только не тратьте все драгоценные минуты отдыха на «зомбоящик» или соцсети. Внимательно следите за своим психическим и физическим состоянием – не доводите себя до выгорания и истощения. Высыпайтесь, находите время для заботы о себе, радуйте себя и балуйте. Только полноценно отдохнув, вы сможете эффективно работать, уделять необходимое внимание делам.

– Сделайте необходимое радостным, формой отдыха. Когда нуждаетесь в передышке – выбирайте из списка дел те, которые вам по душе. Почаще мысленно заменяйте «мне надо» на «я хочу» – не «мне надо пойти на пробежку, потому что это полезно», а «я хочу пойти на пробежку, потому что она улучшит моё настроение, самочувствие и тонус».

– И главное – помните: ваша задача – пользоваться всеми возникающими возможностями, соотнося их с актуальными делами и имеющимися ресурсами. Ловите волну, словно серфингист. Живите в настоящем – синхронизируйтесь с поступающей информацией и новыми задачами, и в любых форс-мажорных обстоятельствах сохраняйте позитивный психологический настрой. Даже если что-то пошло не так – не тратьте время и силы на сожаления о невыполненном, ведь в вашей ситуации абсолютно нормально по необходимости отступать от своих планов. Вы выполняете важную и ответственную работу в неуправляемых обстоятельствах. Напоминайте себе об этом и хвалите себя, живите не ожиданием призрачной цели, а радостями своего пути, и вы обязательно со всем справитесь.