Почему вы работаете по вечерам и как вернуть себе рабочий день

И в этот момент легко сделать вывод «я плохо управляю временем». Но, скорее всего, проблема не в вас. Чаще всего нас выматывает не сама работа, а то, как она организована: бесконечные согласования, дубли и лишние шаги.

Ниже — простой способ провести ревизию своей занятости так, чтобы стало легче жить и работать.

Быстрый тест: у вас работа или занятость

Я не предлагаю отменить половину встреч, у большинства из нас нет таких полномочий. Но есть другое, что точно в нашей власти: увидеть, где утекает время, и перестать терять его автоматически.

Сделайте простую проверку за 10 минут.

Откройте календарь за прошлую неделю и рядом с каждой встречей поставьте одну цифру:

• 1 — было решение (что делаем, кто делает, когда дедлайн)
• 2— был следующий шаг (зафиксировали план действий)
• 3 — просто обсудили

Теперь посмотрите, чего больше: 1, 2 или 3.

Если «3» заметно больше — вы, скорее всего, устаете не от работы, а от служебной рутины вокруг работы: обсуждений, сверок, согласований и отчетов, которые мало что меняют.

Четыре способа облегчить себе жизнь без полномочий

Есть простая логика улучшения процессов: убрать, синхронизировать, упростить, автоматизировать. Я люблю ее именно за то, что ее можно применять точечно, даже если вы не руководитель.

1) Убрать — хотя бы лишние для себя элементы

Вы не всегда можете отменить встречу. Но часто можете перестать делать лишнюю подготовку или перестать участвовать «на всякий случай».

Что можно сделать:

• приходить не на весь созвон, а на конкретный блок («я подключусь на 10 минут к решению по пункту 3»)
• просить повестку и ожидаемый результат («что должны решить?»)
• если результата нет, просить итоги письменно и не тратить еще час на повтор

2) Синхронизировать — сократить ожидания, которые вас тормозят

Чаще всего переработки рождаются из ожиданий: вы ждете данные, ответ, согласование, а потом уже подкрался дедлайн, и все делается срочно.

Что можно сделать:

• заранее писать «мне нужен ответ до…»
• просить одну точку согласования («кто финально утверждает?»)
• договориться о простом режиме «ответ в течение 24/48 часов» хотя бы внутри вашего проекта

3) Упростить — сделать короткую версию по умолчанию

Иногда мы выгораем не от сложности, а от того, что все надо оформлять «как принято»: длинно, подробно, с десятью приложениями.

Что можно сделать:

• отдавать сначала короткий вариант: 5–7 ключевых пунктов + «что предлагаю»
• детали — во второй итерации («если нужно, пришлю развернутую таблицу»)
• для встреч — 3 строки заранее: цель, варианты, что нужно решить

Это не меняет компанию, но часто меняет вашу нагрузку.

4) Автоматизировать — убрать ручной труд в своей зоне

Звучит как для больших компаний, но автоматизация не всегда требует сложных технических решений и разработок. Иногда это просто прекращение копипаста.

Что можно сделать:

• один шаблон вместо пяти форматов
• единый файл/источник данных вместо того, чтобы каждый вел свою таблицу
• стандартный формат статуса проекта

Меньше времени на сборку — это больше времени на работу и решения.

Что получается в результате такой чистки времени

В первую очередь, возвращается фокус. Меньше времени уходит на переключения, и становится проще держать в голове одну задачу и доводить ее до конца.

Уходит чувство вечной гонки. Когда встреч меньше и больше ясности по решениям, пропадает ощущение, что вы весь день заняты, но ничего не сделали.

Появляются 1–2 «окна» по часу-полтора, где можно спокойно сделать работу, а не кусками по 15 минут между созвонами.

Растет видимый результат. Вы чаще получаете в списке сделанного за день не «участвовал и обсудил», а «сделал и закрыл». А это обычно и влияет на оценку вашей работы сильнее всего.

Если нужен самый простой критерий, я предлагаю такой: через две недели после первых изменений у вас должно появиться хотя бы 2–3 часа чистого времени на задачи, которые двигают вашу работу вперед. Если появилось — значит, вы сделали по-настоящему полезный шаг.