Чек-лист руководителя и HR: как найти максимально подходящего сотрудника для конкретной должности, чтобы через месяц не пришлось искать нового?

Кроме списка требований к потенциальному кандидату, на что ещё можно обратить внимание при поиске сотрудника, чтобы нашелся действительно подходящий человек на эту должность, который планирует долго на ней работать? В этом случае руководству не нужно будет думать о том, что вскоре снова нужно будет заниматься подбором, и освободившееся ценное время можно посвятить другим важным задачам.

Как вариант, процесс поиска можно разложить на несколько составляющих:

1) Кто ищет? Компания. Кто в компании ищет?
• непосредственный руководитель - нанимающий менеджер,
• рекрутер - HR-специалист,
• рекрутер и нанимающий менеджер могут работать сообща,
• подбором сотрудника также могут заниматься другие специалисты по просьбе руководителя.

Во всех этих случаях важно, чтобы тот человек, который ищет, мог детально обсудить с нанимающим менеджером, какого именно сотрудника он ищет, и быстро и оперативно получать обратную связь от нанимающего менеджера по кандидатам. Чтобы это сделать, у всех сторон должно быть четкое понимание, какого именно человека ищут на должность, кто участвует в процессе поиска, какие особенности, сложности и взаимодействие с другими сотрудниками у человека в этой роли, почему появилась эта роль, почему сейчас ищут человека и какие подводные камни в этой роли могут быть?

Бывает и так, что задача найти сотрудника в определенный отдел ставится только HR-специалисту, и в этой компании нет практики общения HR с нанимающими менеджерами. Все это усложняет поиск и в перспективе увеличивает текучку, так как в этой ситуации у HR и нанимающего менеджера нет общего понимания, кого именно надо искать и в итоге могут найти сотрудника, формально подходящего по требованиям, а с точки зрения видения, общих ценностей и культуры компании – нет.

2) Кого ищем? Во всех этих случаях, чтобы процесс поиска был прозрачным и ясным, важно максимально подробно прописать, какого человека мы ищем.

В этот пункт как раз можно добавить описание требований, например, знание определенных программ, умение работать с определенными системами, опыт работы от определенного количества лет, и так далее.

Очень часто на этом списке описание желаемого кандидата заканчивается, но, если прописать дополнительные вещи, то пул потенциальных кандидатов можно ещё больше сузить и сделать более точечным.

Что можно сюда ещё добавить? Например, более подробное описание роли:
-Какие обязанности входят в эту роль: ежедневные обязанности, более редкие или проектные задачи?
-Кому подчиняется эта должность? Какое прямое подчинение и неформальное, если есть?
-Какие ключевые, самые основные и важные задачи на этой роли? Какие дедлайны и важные сроки на этой должности? Что точно важно не пропустить?
-Почему эта роль вообще существует, в чем ее важность для бизнеса, какие именно задачи она выполняет?
-С какими людьми и ролями чаще всего общается человек на этой должности?
-Какую информацию от этих людей сотруднику важно получить, какие задачи в общении с ними выполнить?
-Какие сложности или сложные задачи могут быть в этой роли? Где «узкие» места, горлышко у бутылки? Какие подводные камни, которые на первый взгляд могут быть не видны?
-Если человеку в этой роли понадобится поддержка в выполнении рабочих задач, к кому и как он может обратиться?

Важный пункт для руководителя в этом блоке:
-Что будет, если сотрудник на этой роли заболеет, уйдёт в отпуск, не уложится в сроки и не выполнит важные задачи? Что я тогда буду делать как руководитель?
-Кто ещё может выполнить эти задачи в случае форс-мажора?
-Есть ли у меня договорённость с этим человеком о поддержке в случае чего?
-Какие до этого были сложности и «узкие» горлышки в этой должности? Как из них находил выход прошлый сотрудник в этой роли? Что я делал здесь как руководитель и какая у меня была степень участия? Что можно было сделать лучше, чтобы достичь лучшего результата?
-Если роль новая, то тогда какие «подводные камни» могут быть?

3) Почему ищем?

Этот блок тоже очень важен для долгосрочного понимания целей компании.

Знание ответов на эти вопросы может помочь во время собеседования - многим кандидатам важно знать эту информацию, и об этом точно может зайти речь на собеседовании.
Часто это добавляет больше ясности не только в процесс подбора сотрудников, но и в понимание бизнес-процессов для тех, кто уже работает в компании.

Возможные вопросы:
-Какова стратегия развития компании, если мы сейчас ищем человека на эту роль?
-Если роль новая, тогда почему она появилась? В чем планируется вклад этого человека в бизнес?
-Почему раньше этой роли не было? Кто выполнял задачи этой роли, если они были?
-Почему эта вакансия появилась именно сейчас?
-Почему ушёл прошлый человек?
-Какие сложности у него были на этом месте?

Похожий вопрос может возникнуть и к кандидату - почему вы ушли с предыдущего места работы?

Да, говорят, что важно подготовить «красивый и гладкий» ответ, чтобы обойти неровности. С одной стороны, это действительно важно, с другой стороны, все мы и в личной жизни, и в профессиональной сталкиваемся с непростыми моментами, конфликтами, разочарованием, сложностями. Это часть нашей жизни и опыта - негативный опыт не делает соискателя плохим кандидатом и не делает компанию плохой компанией. Наоборот, это как раз может дать больше опыта, больше понимания, больше ясности. Если человек обдумал этот опыт и отрефлексировал его, то этот опыт точно пополнит его профессиональную копилку, и даст ему более широкое видение при решении следующих задач.

4) Каким будет взаимодействие с руководителем?

Этот пункт можно и важно прояснить на собеседовании - рассказать о себе и понять, а какое видение руководителя у потенциального кандидата. В идеале важно, чтобы будущий руководитель присутствовал на собеседовании, так как потом может получиться испорченный телефон и ощущение разочарования, невыполнения ожиданий.

Есть расхожая фраза - «приходят в компанию, а уходят от руководителя». Прояснение деталей на начальном этапе может снизить вероятность такого исхода.

В этом пункте очень важно понимать себя, как руководителя:
-Какие у меня ценности как у человека и руководителя?
-Какой у меня стиль общения с членами команды?
-Как я общаюсь с сотрудниками, когда есть срочные и важные задачи, которые нужно сделать?
-Чего я ожидаю от членов команды в их работе?
-Чего я ожидаю от человека в этой роли?
-Какие ценности членов команды для меня важны?
-Какие вещи для меня являются «красными флагами»? К чему я отношусь неодобрительно и почему?
-Как я отношусь к конфликтным ситуациям и как веду себя в случае конфликта?
-В каких случаях я готов давать поддержку сотрудникам, а в каких ожидаю большей самостоятельности?

Вопросы для сотрудника:
-Что для вас важно в руководителе?
-Что вы ожидаете от своего руководителя в вашей будущей роли?
-В каких обычно ситуациях вы запрашивали поддержку у руководителя?
-Какие ситуации решали самостоятельно?
-Какой должен быть руководитель, чтобы вы могли сказать, что вам комфортно с ним работать?
-Что в отношениях с прошлыми руководителями вызывало у вас напряжение? Как вы действовали в этих ситуациях?

Да, в процессе работы могут быть и точно будут новые ситуации и неопределённость, с которой не всегда известно как взаимодействовать в быстро меняющихся условиях. Но чем больше есть информации о роли, особенностях нахождения в этой роли, понимания задач этой роли, ее ресурсов и мест, где можно получить поддержку, тем более устойчиво себя может чувствовать сотрудник, так как у него в этом случае больше контроля над ситуацией за счет большего понимания. Чувство устойчивости даёт чувство уверенности и знания «островков» безопасности, что может снизить импульсивное желание уволиться, особенного с нового места.